Когда и какая автоматизация нужна
[ Вверх ] [ Решения arimSoft ]

Разработка: зав.кафедрой информатики Российской Международной Академии Туризма, к.п.н. Медников А.В. mednikov@zelmail. mednikov@lycos.ru

Партнеры: http://www.rmat.ru http://www.iape.ru http://www.leopold.h1.ru

Александр Галиновский, Компания Мегатек

Когда и почему?

    Каковы причины, по которым туристические фирмы приступают к процессу автоматизации? С нашей точки зрения существуют два характерных типа компаний, готовых автоматизироваться:

1. Уже имеющие достаточно серьезные обороты и столкнувшиеся со шквальным ростом рутинной бумажной деятельности. 

    Такие компании обычно вполне отчетливо осознают, что им нужно - им нужны  оперативность и управляемость. Во-первых, они желают разгрузить своих сотрудников от рутины, т.е., по сути дела, более эффективно использовать ценных менеджеров, и, во-вторых, руководство компаний движимо желанием "держать руку" на пульсе. А представьте, как трудно в разгар сезона удержать в голове даже какие-то совокупные цифры. Ведь для большой компании сводная информация о текущем состоянии дел является основой для принятия тех или иных стратегических решений.

2. Сравнительно свежие компании, которые5 либо хотят "сразу и правильно" жить, либо просто поступают согласно существующей моде на автоматизацию.

    На мой взгляд, можно выделить следующие уровни или этапы автоматизации:

    Где ж тот достаточный и, конечно необходимый минимум автоматизации?

    Чтобы ответить на этот вопрос, прежде всего надо трезво и по возможности объективно оценить уровень своей фирмы, объемы, с которыми Вы сталкиваетесь, уровень компьютерной подготовки Вашего персонала, степень готовности и желание менеджеров осваивать новые технологии. Очень плохо, если, осмотревшись Вы увидите один компьютер, два человека персонала, с отвращением подходящих к компьютеру, и пять клиентов в месяц. В этом случае все Ваши вложения в светлое дело автоматизации будут: А) бессмысленны, Б) неоправданны, В) обречены на провал.

    Из вышесказанного можно сделать следующие выводы:

1. Необходимый уровень автоматизации определяется прежде всего объемами,  с которыми Вы сталкиваетесь. Три десятка туристов в месяц легко учитываются средствами Microsoft Office - Excel или даже Word - ом.

2. Отсюда неоспоримый факт - Вам нужен в офисе хотя бы один компьютер. И это минимум автоматизации, без которого современная туристическая фирма, на мой взгляд, работать не может. Сюда же следует отнести наличие электронной почты. Без этого этого элемента автоматизации Вы лишаете себя эффективного средства коммуникаций. Ибо все большее число туроператоров, да и небольших агентств упор делают именно на e-mail, как более удобный и, главное , дешевый способ информационного обмена, хотя отказаться от факса и сегодня возможным не представляется.

3. Необходимость специального программного обеспечения, проще говоря, какой-нибудь туристической программы, призванной автоматизировать всю внутри офисную работу, обуславливается двумя причинами. Первая - объемы клиентов, которые менеджер в Excel уже не в состоянии контролировать. Это примерно 100 туристов в месяц. Можно сказать, это тот предел, после которого должна начаться новая жизнь. В противном случае Вам гарантированны проколы, материальные потери и судебные иски от неудовлетворенных клиентов. Вторая причина, по которой Вы просто обязаны иметь специальную   BackOffic-ную программу, - это высокий профессиональный уровень подготовки Вашего персонала. Проще говоря, если Ваши люди могут и желают работать высокотехнологично, Вам необходимо предоставить им такую возможность. И Вы увидите, что результат не замедлит сказаться. У Ваших менеджеров будет больше времени и возможности обслужить большее число клиентов. А ведь именно к этому мы все стремимся в своем бизнесе.  

4. Решившись на покупку, Вы должны понять, какой специальный софт Вам нужен. Иначе говоря, кто Вы - агент, туроператор, или и то и другое вместе. Агенту - свой софт, туроператору - свой. 

Сколько стоит автоматизировать турофис?

 И здесь мы плавно переходим к вопросу, а что, собственно, стоит этот самый софт. Если коротко, то цена агентского софта сегодня колеблется вокруг 200-долларовой отметки. Туроператорский софт начинается приблизительно с $900. Это, так сказать, прямые расходы. Но, как легко догадаться, без компьютеров софта не бывает. Вы должны быть готовы к тому, что придется вкладывать деньги в железо  -  либо в новое, либо в модернизацию существующих компьютеров, ибо каждый софт предъявляет свои требования к железу. Сегодня средний новый компьютер стоит в районе $700. Покупать более дешевый мы бы не советовали - это вам слишком дорого обойдется. Более дешевый компьютер означает дешевые комплектующие, которые совсем не обязательно будут работать качественно. Но на этом ваши расходы не заканчиваются. Вполне возможно, что купленный вами софт потребует наличия специального компьютера - сервера приложений. А это уже $1500 - 2000 и выше. Мощность сервера зависит от требований конкретного софта, от интенсивности информационных потоков в вашей сети, от количества операторов в сети. Кроме того, "сеть" - это означает дополнительные деньги на прокладку кабелей. Но и это еще не все. Железо и софт не могут работать сами по себе. Они, как любимая женщина, требуют заботы и ухода. Вам понадобится человек или целый коллектив на постоянную работу или приходящий, допустим, раз в неделю. Этот человек (или коллектив) захочет тоже получать деньги. И это обойдется вам еще от $100 до 500 в месяц на человека.

 Я вам сильно советую не спешить в выборе такого человека. Наша практика показывает, что чем крупнее фирма, чем выше уровень технологичности, тем больше вы можете потерять из-за профнепригодности компьютерщика. Поэтому не работайте со случайными людьми, иначе останетесь один на один с непонятными технологиями, с криво работающими компьютерами, с отказавшей вдруг факсовой или mail-овой рассылкой и т.п.

    Типичный пример. Друг директора фирмы пристроил свое юное дарование, студента техвуза, на должность администратора сети. Молодой человек, умный, уже что-то понимающий в компьютерах, убедил директора, что на сервер надо ставить UNIX. Это бесплатный софт с  хорошей наработкой на отказ, опять же защищает от несанкционированного доступа и т.п. Но пусть все так. Мальчик только забыл сказать, что специалистов по этому софту в Москве не так уж много и стоят они дорого. И когда он уволился, а сервер вылетел, фирма неделю не могла нормально работать.

Заблуждения и ошибки

    Общая незыблемая рекомендация - работайте с профессионалами, т.е. с нами. Каждый из нас на туристическом рынке не первый год. Мы знаем, что вам надо и что делать, чтобы не допустить критической ситуации. Да, мы берем деньги за свою работу, и больше, чем студенты. Но вы должны помнить: скупой платит дважды, иногда трижды. Набирая техперсонал, проконсультируйтесь с нами. В конечном счете, мы заинтересованы, чтобы у вас, а следовательно, и у нас было меньше проблем в плане автоматизации.

    Теперь мне хотелось бы остановиться на таком аспекте, как типичные заблуждения и ошибки, допускаемые турфирмами на ниве автоматизации. Не побоюсь повториться: больше и чаще с нами советуйтесь - советы мы раздаем пока еще бесплатно. Может, тогда вам удастся не повторить тех ошибок, которые до вас уже сделала не одна фирма.

    Заблуждения о железе. Любой компьютер стоит денег. И есть минимум, ниже которого не стоит опускаться, ибо такой компьютер работать не будет. Дешевый компьютер означает, что в нем есть некондиционные комплектующие, винчестеры, материнские платы без маркировки производителя и т.п. Дешевый компьютер означает море проблем при установке софта, кучу глюков при собственно работе и, безусловно, скорую поломку.

    Теперь о софте. "Нужную нам программу напишут умные ребята специально для нас, по нашим требованиям дешево и быстро".

    Есть объективные сроки написания любого ПО. Серьезная разработка даже небольшого агентского софта - это 2 - 3 месяца постановки задачи, создания пилотной версии, 2-3 месяца обкатки пилота и понимания, как все на самом деле надо было писать. Это еще полгода создания уже жизнеспособного продукта и еще год выращивания дитяти до самостоятельной жизни. И если вы думаете, что это все, так нет. Жизнь меняется, требования к софту тоже, следовательно, созданную программу надо постоянно поддерживать и расширять. Все это возможно только в одном случае - если данная программа стала делом всей жизни некоего коллектива профессиональных программистов. Вторая ошибка встречается очень часто - почему-то все руководители в туризме уверены, что смогут грамотно осуществить постановку задачи для программистов. При этом люди забывают о том, что сами видят туризм, как правило, с одной стороны, совершенно не ориентируясь в других. Простой пример. Если всю сознательную жизнь вы отправляли российских граждан за рубеж, что вы можете знать о специфике и потаенных течениях внутреннего российского туризма? Поэтому, ставя задачу, руководитель исходит, как правило, из своего узкого видения проблемы, что, соответственно, отражается на качестве софта. Я уже не говорю о том, что для грамотной постановки задачи мало ориентироваться во всех областях туристического бизнеса, надо, кроме этого, как это ни удивительно, иметь соответствующее образование и хоть какие-то навыки программирования.

    Еще одно софтверное заблуждение: "Для нас не надо специальной программы, мы все замечательно сделаем на 1С-бухгалтерии или, допустим, на Ехсеl. Да, "1С-бухгалтерия" - хорошая бухгалтерская программа, но не более того. Я даже не говорю о том, что версии 1С, использующие старые базы данных, в принципе не потянут те объемы, с которыми сталкивается даже средняя турфирма. Можно даже сказать, что 1С - это вообще не база данных в том понимании, какое требует турфирма с ее масштабами. А ведь есть же еще функциональная наполненность. Как вы будете учитывать квоты, вводить цены на хитрые типы проживания и т.д.? Наконец, покажите мне хотя бы одну серьезную турфирму, которой удалось все автоматизировать на " 1 С"! А ведь желающих было очень много. То же самое можно сказать об Ехсеl. Это средство, безусловно, хорошо для турагентств с небольшими объемами. Но всерьез говорить о том, что простые электронные таблицы, проще говоря, текстовые файлы, могут конкурировать с базами   данных, специально спроектированными для хранения и поиска больших объемов информации, не приходится.

    Теперь поговорим о "чайниках". Люди, которые компьютер видели только в кино, инстинктивно пытаются оценить его качество с точки зрения цены. Одни слышали слово "брэнд-нэйм" и теперь считают, что хороший компьютер - всегда дорогой. Другие видели рекламу по телевизору и теперь уверены, что за $400 можно купить работающий компьютер. А ведь любой профи вам скажет, что, переплачивая в 2 - 3 раза за брэнд, вы платите лишь за свое душевное спокойствие. "Брэнд" будет работать не быстрее и надежнее хорошо собранного обычного компьютера. Про дешевые компьютеры я уже говорил. Короче, вывод один: цена не является единственным критерием качества компьютерной техники. Таких критериев слишком много, и понятны они зачастую только профессионалам. Это утверждение абсолютно верно и для софта. Чтобы правильно подобрать железо и софт, обращайтесь к профессионалам, которым вы доверяете, и мы, конечно, вам поможем.

    Теперь об общем заблуждении по поводу "светлой жизни", которая наступает сразу после закупки правильного железа и софта. Ничего сразу не наступает. Я бы сказал, даже наоборот. Что бы вы сказали о продавце автомобиля, утверждающего, что управлять им очень просто - сел и поехал? Никакой учебы, никакой траты нервов. С автоматизацией та же история. Мало купить программу - ее надо еще и освоить, и научиться ею пользоваться в своих, безусловно, специфических условиях. И для этого надо хорошенько потрудиться, поучиться, потратить свое драгоценное время. Вы должны быть морально готовы к увеличению нагрузки на ваши хрупкие плечи. Ну, все замечательно, купили, научились, работаем. Но тут вышел новый закон, директор решил заняться и внутренним туризмом тоже или продажей авиабилетов. Или вы поняли, что для абсолютного счастья не хватает конкретной экранной формы. Или сгорело железо, и софт перестал работать. И вы с огорчением обнаруживаете, что за новую "светлую жизнь" снова надо платить деньги этим хапугам-программистам. Но, ребята, кто обещал кормить вас в дороге? Когда вы приезжаете на очередное техобслуживание в автосервис, у вас даже мысли не возникает о его бесплатности. Или меняя обычные колеса на литые диски, вы безропотно отдаете свои кровные. С автоматизацией та же картина. Вы платите деньги за совершенно конкретный продукт, умеющий делать то-то и то-то. Новые версии с новыми возможностями, сервисное обслуживание продукта - все это стоит денег. Да, ребята, программы, как и авто, тоже требуют сопровождения. И поверьте: нам эти деньги достаются с не меньшим трудом, чем вам.

    И напоследок. Автоматизация в туризме требует коллективных усилий, я подчеркиваю, КОЛЛЕКТИВНЫХ, с трех сторон: желания и готовности исполнителей, контроля директората, помощи и консультаций разработчиков. Только при этом условии покупка софта имеет смысл и дает конкретные результаты, я имею в виду «светлую жизнь».

    Вывод. Автоматизация - долгий и непрерывный процесс, требующий постоянных вложений, уровень которых определяется уровнем фирмы. Недовложения (как и переоценка) в автоматизацию могут обернуться потерей клиентов и крахом фирмы.

Перспективы офисных систем

    Подключение к Интернету. Для туристической фирмы любого масштаба подключение к Интернету уже в каком-либо виде обязательно состоялось. Возможные выгоды его использования - почта, прямое бронирование, открытие магазинов ON-LINE торговли - широко известны. Вопрос идет, как правило, о его достаточности для повседневной работы и расширении присутствия фирмы в Интернете.

    Подключение по модему. Если оно и надежно, и недорого, то устраивает большой круг некрупных фирм. Но и им следует быть в курсе происходящих в  их здании изменений, чтобы не упустить момента перейти на пользование выделенным каналом, если он случайно или не случайно, а в результате совместных усилий нескольких организаций появится в пределах досягаемости. В конечном итоге, без сомнения, модемный доступ останется только для работы из совершенно не оборудованных, случайных мест для человека с ноутбуком или как очень временное решение при освоении нового здания. А окончательно мы обязательно будем иметь Интернет дома, в офисе и в гостинице только по выделенному каналу.

    Интернет-инфраструктура Москвы и России в целом развивается очень динамично. Надо помнить, что, участвуя в проектах по прокладке новых кабелей и подключению к Интернету, мы способствуем снижению цен и повышению его доступности, прежде всего для самих себя. Следует искать выгодные способы подключения, разумные схемы оплаты, выгодные совместные   проекты.   Интернет,   к   большому   счастью,  весьма децентрализованный рынок. Нужно постоянно или хотя бы регулярно следить за ценами и предложениями услуг на нем. И здесь тоже помогут специалисты. Не будет ничего плохого в том, чтобы при необходимости сменить провайдера, проложить новый кабель, войти в проект по созданию Интернет - магазина или, напротив, открыть свой собственный.

    Некоторые принципиальные вопросы хотелось бы поднять только в виде тезисов, поскольку и сейчас перспективы их, с одной стороны, совершенно очевидны, а с другой - нельзя не ошибиться, выдвигая сегодня некоторую технологию на роль будущего победителя. Прежде всего, это создание если не единого, то хотя бы объединенного на некоторые обособленные сегменты рынка программных средств, где между ними наблюдалась хотя бы некоторая совместимость. Она в данном случае означает не победу какой-то стороны в конкурентной борьбе, а возможность совмещать для клиента - турфирмы при наличии, например, у партнеров, с которыми она работает, разных систем автоматизации. Одновременно и возможности пользоваться   ресурсами, накопленными в разных системах. Далее - рынок Интернет - услуг программистских и провайдерских контор, предоставляемых турфирмам. На смену имеющему сегодня место определенному перетягиванию одеяла должно прийти некоторое соглашение (или несколько соглашений) о разделе этого рынка, сотрудничестве и, что немаловажно, удержании цен на уровне, который бы и новые силы разработчиков привлекал, и существующим позволял развиваться, и откровенную халтуру бы блокировал.

    И, наконец, непосредственное подключение внутри офисных программ к отечественным и международным системам бронирования. Речь здесь, безусловно, должна идти о совместных разработках с производителями софта этих систем. Интереса, причем безусловного, заслуживают такие же контакты с производителями страхового и бухгалтерского софта. Актуальна ситуация, когда в плане софта и железа фирма должна в своей повседневной работе прислушиваться к мнению, вызывать для ремонта, настройки, консультаций и обновления версий представителей до пяти различных программистских контор. А они не всегда могут найти общий язык и иногда вообще, что совершенно недопустимо в среде профессионалов, кивают друг на друга при проблемах. Приходилось даже становиться участником своеобразных очных ставок. Все это не способствует престижу программиста в глазах руководителя турфирмы, заставляет его смотреть в сторону непрофессионалов, шарахаться между предложениями и, в конечном итоге, НЕ ДАЕТ НАМ ЖЕ КУЛЬТУРНО ЗАРАБАТЫВАТЬ. Итог - турфирма должна видеть перед собой ряд (конкуренция обязательна) сбалансированных комплексных решений, решений "под ключ", включающих в себя системы бронирования, интернет-канал, внутри офисную автоматизацию, бухгалтерию, страхование, поставку и обслуживание железа, офисной техники и, может быть, даже предоставление услуг охранной сигнализации, интегрированных в одно комплексное, сбалансированное и совместимое предложение, включающее набор опций, позволяющих выстроить нужный уровень функциональности, отвечающий потребностям фирмы любого масштаба и направления.

    Особая тема, которая в основном лежит за пределами компетенции фирм - разработчиков туристического софта и не дает им спокойно спать, - это отсутствие в стране нормальной работоспособной системы электронных платежей. Отсутствие возможности мгновенно, надежно, дешево и конфиденциально перевести деньги между партнерами, и, что еще обиднее, невозможность их мгновенно снять с клиента, сидящего за домашним компьютером в Интернете, - это угнетает.

    Если коротко подвести итоги, то перспектива у нас с вами одна -поголовная автоматизация всех туристических фирм, от мала до велика. Уже сегодня мы видим, что среди наших новых клиентов все больше становится небольших турфирм, причем как туроператоров, так и турагентств. Это неудивительно. Растет уровень профессиональной подготовки персонала. Народ уже не мыслит своей работы без компьютера, без соответствующего программного обеспечения. Но определился и круг основных производителей софта для туризма, фирм, занимающихся  этим делом не первый год, захвативших определенный кусок рынка. Теперь начинается новый этап наших отношений, основанных на взаимном уважении, понимании необходимости сотрудничества.

    Результат этого - создание нашей ассоциации, появление в будущем единых стандартов и подходов к решению проблем автоматизации. И самое главное   -   создание   интерфейсных   программ,   позволяющих автоматизировать обмен турпродуктами из одних, программ в другие без участия факсов, телефонов и прочей оргтехники.

    Следующее направление развития - все большее участие Интернет - технологий в нашей жизни.

    Как следствие, создание наряду с Интернет - маркетами своих Интернет - магазинчиков у каждого серьезного туроператора.

    Безусловно,  нам грозит интеграция внутри офисных программ с глобальными системами бронирования типа "Амадеус" и "Габриэль". Это уже  сейчас становится насущным требованием.

    Вывод. Мы стоим на пороге создания единого туристического информационного пространства, в котором каждому из нас надо будет научиться плавать. И делать это надо уже вчера. Ибо тот, кто недооценивает автоматизацию офиса сейчас, завтра окажется вне единого информационного поля, т.е. не у дел. Такие фирмы просто никто не заметит. Они будут влачить жалкое существование где-то за порогом цивилизации, никому не нужные и всеми забытые.

В заключение хочется процитировать Энди Гроува:

"Компании, не вышедшие в Интернет в этом веке, 

в следующем перестанут существовать".